Creating Success: Nghệ Thuật Lên Kế Hoạch Kinh Doanh Hiệu Quả – Đây chính là hai vấn đề cốt lõi quyết định cách thức bạn viết một bản kế hoạch kinh doanh. Trước khi bắt tay vào việc lập bản kế hoạch, hãy xác định cụ thể đối tượng mà bạn sẽ trình bày cũng như phản ứng mà bạn mong muốn nhận được từ họ. Hiệu quả hơn cả là bạn định nghĩa và mô tả ngắn gọn về đối tượng, đồng thời xác định rõ những vấn đề mà bạn muốn trình bày với họ.
Nếu bạn đang tìm kiếm đầu tư, bạn sẽ phải làm thế nào để nhà đầu tư thấy được khả năng sinh lợi tuyệt vời của dự án với mức độ rủi ro thấp nhất.
Nếu đang tìm kiếm sự phê chuẩn từ tổng công ty, bạn vẫn phải thể hiện khả năng sinh lợi tuyệt vời của dự án đầu tư nhưng cần tập trung vào các vấn đề chiến lược và những điều kiện có thể giúp bạn đạt được sự chấp thuận.
Còn nếu bạn đang lập kế hoạch để xin bảo trợ từ một đơn vị nhà nước, bạn cần phải nghiên cứu trước những thủ tục cần thiết vì nhà chức trách có thể đưa ra những yêu cầu mà bạn phải đáp ứng được thì mới đạt tiêu chuẩn đầu tư. Trong trường hợp này, nhà đầu tư luôn muốn biết liệu kế hoạch của bạn có chắc chắn khả thi hay không, đồng thời họ cũng sẽ quan tâm đến các vấn đề khác như khả năng tạo công ăn việc làm và các quyền lợi xã hội cho người dân địa phương.
Điều quan trọng là luôn lưu ý đến phản ứng của đối tượng mà bạn sẽ trình bày bản kế hoạch, vì điều đó sẽ quyết định nội dung bạn viết. Một khi đã xác định được đối tượng trình bày, bạn sẽ phải luôn nghĩ đến họ trong suốt quá trình lập kế hoạch để sử dụng văn phòng và ngôn ngữ phù hợp. Đừng bao giờ viết một bản kế hoạch dùng chung cho nhiều đối tượng. Thay vào đó, hãy bổ sung những điều chỉnh nho nhỏ để tạo tính rõ ràng, dễ hiểu cho văn bản đối với đối tượng mà bạn sắp trình bày.
Ấn tượng ban đầu
Bạn chỉ có một cơ hội duy nhất để tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp. Đừng bỏ lỡ cơ hội đó. Hãy trình bày một văn bản:
Có tính thuyết phục;
Có hình thức đẹp;
Không mắc lỗi chính tả, văn phạm và sai số;
Đề cập đủ các vấn đề chính;
Chứa đủ các thông tin hỗ trợ cần thiết.
Nếu bạn bị từ chối ngay từ lần đầu tiên, thì bạn vẫn còn nhiều cơ hội cố gắng lần khác; tuy nhiên, những lần sao bao giờ cũng khó khăn hơn.
Kết quả nghiên cứu cho thấy thời gian trung bình để bạn tạo ấn tượng đầu tiên là khoảng 15 giây. Và trong vòng 5 phút, người đối diện đã hình thành một hình ảnh khó thay đổi trong suy nghĩ của họ về bạn. Vì thế, trong trường hợp này, ấn tượng đầu tiên vô cùng quan trọng. Bạn có thể có một bản kế hoạch rất tốt, nhưng trước hết, bạn cần phải tạo một ấn tượng tốt rồi mới có cơ hội để chứng minh cho người đối diện thấy đề xuất của bạn hoàn hảo đến mức nào.
Bản kế hoạch kinh doanh là một cầu chuyện một bản kế hoạch kinh doanh chỉ được gọi là hoàn chỉnh khi có đủ ba phần: mở đầu, thân bài và kết luận.
Phần mở đầu cần trình bày kế hoạch tổng quát, bao gồm tình hình kinh doanh, những nét phác thảo về công việc kinh doanh, những nét phác thảo về công việc kinh doanh, việc quản lý, thị trường,…
Phần thân bài sẽ giải thích điểm đặc biệt của các ý tưởng kinh doanh và yếu tố nổi bật của kế hoạch đề xuất.
Phần kết luận gồm những điều cần làm để thực hiện kế hoạch, chỉ ra các rủi ro có thể xảy ra cũng như các giải pháp đi kèm, và nhấn mạnh những giá trị tưởng thưởng.
Nếu bản kế hoạch rời rạc và khó theo dõi, thì cũng giống như một câu chuyện không hấp dẫn, sẽ làm người đọc chán nản. Trong thực tế, chẳng hề có một chuẩn mực lý tưởng về độ dài của bản kế hoạch vì có những kế hoạch kinh doanh tuy ở phạm vi nhỏ lẻ nhưng lại phức tạp và cần phải được giải thích cặn kẽ, trong khi có những kế kinh doanh ở tầm vóc cao hơn thì lại khá đơn giản. Chỉ cần càng ngắn gọn càng tốt. Hãy tưởng tượng người nghe có thể chưa biết gì về việc kinh doanh mà bạn đề xuất hoặc thị trường tiềm năng. Vậy thì bạn hãy làm thế nào để họ vẫn có thể nắm bắt được những ý chính và cảm nhận thú vị với bản kế hoạch đề xuất của bạn.
Sử dụng ngôn từ hành động
Hãy sử dụng nhiều ngôn từ thể hiện hành động trong bản kế hoạch kinh doanh của bạn. Và nên lưu ý sử dụng thể chủ động thay vì bị động. Ví dụ, thay vì nói rằng “Vào năm thứ ba của kế hoạch này, việc kinh doanh của chúng tôi sẽ tăng thêm 20 địa điểm tại 5 quốc gia” thì hãy nói “Theo kế hoạch, vào năm kinh doanh thứ ba, chúng tôi sẽ phát triển thêm 20 địa điểm kinh doanh mới tại 5 quốc gia”. Cần luôn tập trung vào chủ đề: đối tượng, thời gian và cách thức thực hiện.
Đôi lúc bạn cũng cần phải mô tả sự việc, tuy nhiên, đối với một bản kế hoạch kinh doanh thì sự súc tích và những hành động cụ thể sẽ có tác động mạnh mẽ và mang tính thuyết phục nhiều hơn.
Bạn hãy luôn nhớ rằng một bản kế hoạch kinh doanh cần:
Viết ngắn gọn và tập trung vào vấn đề chính, tránh lặp đi lặp lại.
Chú trọng vào những điểm thật sự quan trọng.
Sử dụng những từ thể hiện hành động vì chúng có sức thuyết phục. Hơn nữa, những từ ngữ này giúp bạn tạo ấn tượng tự tin và có chủ đích rõ rệt. Đừng làm người nghe chán nản.
